Time Management_5

Module 5: प्राधान्यक्रम ठरवणं आणि दिवसाचं नियोजन 1. दिवसाचं नियोजन कसं करायचं आणि ते हुशारीने कसं करायचं प्रत्येकाचं काही ना काही उद्दिष्ट, स्वप्नं आणि आकांक्षा असतात – आणि ती आपली महत्त्वाकांक्षा चालवत असते. पण गंमत अशी आहे की, आपण कितीही मेहनत केली तरी त्या उद्दिष्टांपासून जवळ जाण्याऐवजी बऱ्याचदा अधिक दूर जातोय असं वाटतं. प्रश्न काय आहे? आपण सतत “फायर फायटिंग मोड”मध्ये जगतो. दिवसाशी उत्साहाने सामना करण्याऐवजी त्यावर प्रतिक्रिया देण्यातच वेळ जातो. दिवसभर गडबडीत आणि अस्वस्थ वाटतं, आणि संध्याकाळपर्यंत इतकं दमतो की काहीच करायची ताकद उरत नाही. आणि गंमत म्हणजे, अशा खूप व्यस्त दिवस, आठवडा किंवा वर्षाकडे मागे वळून पाहिलं तर नेमकं काय केलं हे आठवतही नाही – फक्त व्यस्त होतो हेच आठवतं. दिवसाचं शहाणपणाने नियोजन करण्यासाठी एक गोष्ट आधी लक्षात घेतली पाहिजे… सर्व कामं सारखी महत्त्वाची नसतात तुमच्या यादीतल्या प्रत्येक कामाला पहिल्या नजरेत महत्त्वाचं वाटेल, पण स्वतःला हे प्रश्न विचारले पाहिजेत – हे काम कुणासाठी महत्त्वाचं आहे? हे काम मी केल्याने मला माझ्या मोठ्या उद्दिष्टांजवळ जाण्यात खऱ्या अर्थाने मदत होईल का? थोडा वेळ काढून खरंच महत्त्वाची कामं ओळखली, तर कळेल की कोणती कामं आपल्या ध्येयाच्या दिशेने नेतील. म्हणजे काय, तर दिवसातली “Most Important Tasks” – MITs – हाच आपला खरा फोकस असायला हवा. आता ही MITs काय असतात हे थोडक्यात पाहूया. Most Important Tasks (MITs) म्हणजे काय? तुमच्याकडे प्रत्येक दिवशी मर्यादित वेळ आणि ऊर्जा असते. तुमच्या यादीत असलेल्या सगळ्या कामांपैकी काही कामं इतरांपेक्षा खूपच महत्त्वाची असतात. त्यामुळे, ही महत्त्वाची कामं – म्हणजेच MITs – सर्वात आधी पूर्ण करणं हेच योग्य ठरतं. “Most Important Task” म्हणजे असं काम: a. ज्यासाठी मानसिक लक्ष आवश्यक आहे b. आणि ज्यामुळे तुम्हाला तुमचं महत्त्वाचं उद्दिष्ट साध्य करण्यात मदत होईल MIT म्हणजे असं काम नव्हे: a. तुमच्या इनबॉक्समधल्या प्रत्येक ‘urgent’ किंवा ‘top-priority’ मेल्स b. किंवा दुसऱ्यांची काही तातडीची कामं आम्ही असं म्हणत नाही की इतरांना मदत करूच नये. कधी कधी त्या कामांतून संधी मिळू शकते. पण, प्रत्येक ‘urgent’ गोष्ट तुमचं MIT आहे, असं समजणं चुकीचं ठरू शकतं. (पुढचं पाठ पुढील भागात पाठवायला तयार आहे – पाठवायचं का?) 02. तुमचं सर्वात महत्त्वाचं काम (MIT) ओळखण्याची पद्धत चला, आता पाहूया की एखादं काम MIT म्हणजेच Most Important Task आहे हे ओळखायचं कसं? 1. तुमच्या सर्व Goal-related To-Do यादीतून, तुमचं MIT म्हणजे ते काम जे तुमच्या Goal वर सर्वात मोठा प्रभाव टाकेल तुमचं To-Do list तुमच्या उद्दिष्टांशी संबंधित कामांनी भरलेलं आहे? छान! आता प्रत्येक कामाचं मूल्यांकन करा – कोणतं काम तुमचं ध्येय साध्य करण्यात सर्वाधिक मदत करणार आहे? ज्याचा सगळ्यात मोठा (potential) परिणाम आहे, तेच तुमचं MIT. 2. MIT म्हणजे ते काम जे तुमच्या यादीतली इतर कामं OBSOLETE, FASTER किंवा EASIER बनवतं ही गोष्ट थोडी सरावाची आहे, कारण यासाठी बहुतेक वेळा तुमच्या यादीबाहेरचं काहीतरी शोधावं लागतं. तुमच्या यादीतल्या लांबट, वेळखाऊ, कंटाळवाण्या कामांवर नजर टाका आणि विचार करा की त्यांना कसं कापता येईल, गती देता येईल किंवा सोपं करता येईल? उदाहरण: तुम्ही एक Executive आहात, रोज ५ तास डेटा एन्ट्री आणि रिपोर्ट तयार करण्यात घालवताय. जर तुम्ही आज वेळ काढून हे Reports automate करण्याचं काम हाती घेतलं, तर पुढे तुमचे ते ५ तास दररोज वाचू शकतात. गंमत म्हणजे, “automation करायला वेळ नाही” असं वाटतं आणि म्हणून आपण ते काम टाळतो – पण हीच सर्वात मोठी चूक असते. ________________________________________ आता पाहूया MIT नसलेली कामं कोणती असतात – म्हणजे Routine/Adhoc Tasks. Routine / Ad-hoc Tasks म्हणजे काय? Routine कामं म्हणजे दररोजची कामं जी प्रत्येक व्यावसायिकाच्या भूमिकेचा भाग असतात, उदाहरणार्थ: • ईमेल्सला उत्तर देणं • लोकांचा फॉलो-अप घेणं • साधी errands • लोकांच्या तक्रारी किंवा विनंत्यांना प्रतिसाद देणं • डॉक्युमेंट्स फॉरमॅट करून पाठवणं Routine कामं त्यांच्या जागी महत्त्वाची असतात. जरी ती MIT इतकी cognitive मेहनत मागत नसली, तरी routine कामं अनेक वेळा मोठ्या जबाबदाऱ्यांचा अनिवार्य भाग असतात. पण जर काळजी घेतली नाही, तर Routine Tasks पूर्ण दिवस व्यापून टाकतात. ________________________________________ मग काय निवडाल तुम्ही तुमच्या दिवसात – MITs की Routine Work? फोकस ठिकाणी असेल, तर यश अनिवार्य आहे. ०३. महत्त्वाच्या कार्यांना (MITs) आणि इतर रूटीन कामांना कसं समतोलात आणायचं MITs आणि रोजच्या कामांमध्ये योग्य समतोल असणं आवश्यक आहे. आपण संपूर्ण दिवसभर आपल्या सर्वोच्च क्षमतेने कार्य करू शकत नाही, त्यामुळे संपूर्ण वेळापत्रक फक्त MITs ने भरून टाकण्यात फारसा उपयोग नाही. आपणास इतर रूटीन कामांसाठीही वेळ देणं गरजेचं आहे. त्यामुळे, जेव्हा आपण आपल्या मानसिक क्षमतेच्या सर्वोच्च बिंदूवर नसतो, तेव्हा ही रूटीन कामं का करू नयेत? रूटीन कामांचं वेळापत्रक कसं तयार करायचं: १. सर्वप्रथम, अशा कामांसाठी विशिष्ट वेळ ठरवा. दिवसभरातील एक ठराविक वेळ असू द्या, ज्या वेळेत आपण ही रूटीन कामं करता. शक्य असेल, तर ही कामं या वेळेतच करा, इतर वेळात नाही. जर एखादं अडथळा/adhoc काम आलं, तर ते या वेळेत ढकलण्याचा प्रयत्न करा. २. दुसरं पाऊल म्हणजे आपल्या सगळ्या रूटीन कामांची यादी तयार करा. ही यादी आपण ठरवलेल्या वेळेत शेड्यूल करा. हे लक्षात ठेवा की प्रत्येक दिवस एकदम परिपूर्ण असणारच असं नाही. काही दिवस आपली काळजीपूर्वक आखलेली वेळापत्रकं कोलमडू शकतात – आणि ते चालून जातं. दिवसातून केवळ थोडं MIT कामही पूर्ण झालं, तरी ते आपणास आपल्या उद्दिष्टांकडे एक पाऊल पुढे नेईल, जे सतत तातडीच्या किंवा रूटीन कामांच्या मागे लागण्यापेक्षा निश्चितच चांगलं आहे. तसंच, आपणास वेळापत्रकात बदल करणं गरजेचं वाटू शकतं. पण तो बदल आपण फक्त तेव्हा करू शकतो, जेव्हा आपल्याकडे आधीपासून एक वेळापत्रक असतं. सारांश: एक “Most Important Task (MIT)” म्हणजे असं कार्य जे मानसिक लक्ष केंद्रित करून करावं लागतं आणि जे आपण गाठू इच्छितो त्या परिणामांमध्ये सर्वाधिक महत्त्वाचं स्थान ठेवतं. MITs ओळखून त्यांना प्राधान्य देऊन पूर्ण करणं हे सततच्या तातडीच्या कामांच्या जाळ्यात अडकण्यावर एक प्रभावी उत्तर आहे. मात्र, रूटीन आणि adhoc कामांसाठीही वेळ देणं गरजेचं आहे. पुढील भागात आपण एक कार्यक्षम कामकाजाचा दिवस कसा शेड्यूल करावा हे पाहणार आहोत. ०४. महत्त्वाची कामं (MITs) आणि क्रोनोटाइप्स मागील धड्यात आपण पाहिलं की दिवसाचं कार्यक्षम नियोजन करण्यासाठी हे ओळखणं गरजेचं आहे की प्रत्येक काम सारखं नसतं. आता तुम्हाला MITs आणि रूटीन कामं म्हणजे काय हे समजलं आहे आणि ती कशी ओळखायची हेही कळलं आहे. MITs ओळखून घेतली, रूटीन कामांचं शेड्यूल बनवलं, आता उरलेली गोष्ट म्हणजे ती कामं सुरु करायची आणि एकेक करून पूर्ण करत जायचं… बरोबर ना? थोडं थांबा! एक छोटासा प्रश्न – सगळे कामाचे तास एकसारखे असतात का? म्हणजे, आपण दिवसभरात प्रत्येक तासाला एकसारखी कार्यक्षम असतो का? की काही विशिष्ट तास आपल्यासाठी नेहमीच अधिक फायदेशीर ठरतात? बहुतेकांसाठी उत्तर दुसरं असतं, आणि यामागे एक वैज्ञानिक कारण आहे – आपला क्रोनोटाइप. ________________________________________ क्रोनोटाइप म्हणजे काय? क्रोनोटाइप म्हणजे आपल्या शरीराचा नैसर्गिक जैविक घड्याळ – जे शरीराच्या विविध क्रिया नियंत्रित करतं. पण ही घड्याळं प्रत्येकासाठी एकसारखी चालत नाहीत. प्रत्येक व्यक्तीचा कार्यक्षम वेळ वेगळा असतो. म्हणूनच काही लोक सकाळी चिडचिड करणारे असतात आणि संध्याकाळी उत्तम काम करतात – किंवा उलटसुद्धा. तुम्ही “मी सकाळचा माणूस नाही” असं अनेकांना म्हणताना ऐकलं असेल. याचा अर्थ असा की काही लोक सकाळी अधिक उत्पादक असतात, तर काही संध्याकाळी. आता तुमचं काम आहे तुमचा क्रोनोटाइप शोधणं. पुढील तीन–चार दिवस स्वतःच्या कामकाजाच्या पद्धती निरीक्षण करा आणि ज्या वेळेत तुम्ही सर्वाधिक कार्यक्षम आहात तो वेळ ओळखा – एक पॅटर्न निश्चितच दिसून येईल. ________________________________________ MITs आणि क्रोनोटाइप्स आपण आधीच पाहिलं आहे की MITs ही महत्त्वाची कामं असतात, ज्यासाठी मानसिक एकाग्रतेची आवश्यकता असते. मग ही कामं तुम्ही तुमच्या सर्वोत्तम कार्यक्षमतेच्या वेळेत करायची नाही का? कल्पना करा – एखादं कठीण नेगोशिएशन किंवा महत्त्वाचं प्रेस नोट तयार करताना तुमचं मानसिक लक्षच नसेल, किंवा थकवा असला, तर काय होईल? म्हणून, एकदा का तुम्ही तुमचा क्रोनोटाइप ओळखलात, की तुम्ही तुमची MITs त्या वेळेत शेड्यूल करू शकता आणि त्या कामांना सुरुवात करून एकेक करून पूर्णही करू शकता… बरोबर? पण थांबा! हे सर्व योग्य असलं, तरीही तुम्ही हवं तितकं वेळ ध्यान केंद्रित करून काम करू शकत नाही – यालाच आपण पुढच्या धड्यात पाहणार आहोत. ०५. ब्रेक घेणं का गरजेचं आहे खरंच सांगतोय. Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours या पुस्तकाचे लेखक रॉबर्ट पोजन असं सुचवतात की, दर ७५ ते ९० मिनिटांनी एक ब्रेक घ्यावा. ७५ ते ९० मिनिटं काम केल्याने मेंदूच्या दोन प्रमुख मोड्सचा फायदा घेतला जातो: a. शिकण्याचा किंवा फोकस करण्याचा मोड b. माहिती साठवण्याचा आणि आत्मसात करण्याचा मोड पोजन म्हणतात, “जेव्हा लोक एखादं काम करतात आणि नंतर १५ मिनिटांचा ब्रेक घेतात, तेव्हा त्यांच्या मेंदूला ती माहिती आत्मसात करायला आणि लक्षात ठेवायला मदत होते.” याशिवाय टोनी श्वार्ट्झ (Energy Project चे संस्थापक) यांचं संशोधन असं सांगतं की, माणसाची ऊर्जा आणि लक्ष पूर्ण क्षमतेतून ९० मिनिटांत थेट थकव्याकडे झुकते. म्हणजेच आपण जेव्हा स्वतःला “mental drain” झाल्यासारखं म्हणतो, तेव्हा ते खरंच होत असतं. आपल्या मेंदूमध्ये असलेली ब्लड ग्लुकोजची (मर्यादित) साठवण ego depletion मुळे संपत जाते. मेंदू हा ऊर्जा बचतीवर चालणारा यंत्र आहे. जेव्हा ग्लुकोज कमी होतो, तेव्हा तो अधिक वापर टाळतो. विचार, निर्णय घेणं, आणि समस्या सोडवणं यासाठी भरपूर ऊर्जा लागते. आणि मेंदूमधील साठा संपला की, आपली लक्ष देण्याची, नीट संवाद साधण्याची, चुकांपासून बचाव करण्याची क्षमता घटते. या ग्लुकोजचा साठा संपायला लागणारा वेळ? सुमारे ९० मिनिटं. म्हणजेच, जरी तुम्ही तुमची MITs निवडली असतील, आणि तुमच्या क्रोनोटाइपप्रमाणे त्यासाठी योग्य वेळ ठरवली असेल, तरी ७५ ते ९० मिनिटांनंतर तुम्हाला थकवा जाणवू लागेल. तुमच्या शेड्यूलमध्ये जर MITs किंवा रूटीन टास्क्स सलग ९० मिनिटांहून अधिक वेळासाठी असतील, तर त्यामध्ये ब्रेक घेणं अत्यावश्यक आहे. ब्रेकमुळे थकवा कमी होतो आणि कामगिरी सुधारते. ________________________________________ ०६. ब्रेकचा वापर कसा करायचा? ब्रेकबद्दल थोडं बोलायला हवं कारण प्रत्येक ब्रेक सारखा उपयोगी नसतो! कॉफी पिणं, फोनवर स्क्रोल करणं, किंवा समस्या बोलून मोकळं होणं – या ब्रेक क्रियाकलापांमुळे उलट जास्त थकवा येतो. बहुतेक कर्मचाऱ्यांना वाटतं की हे ब्रेक थकवा घालवतात, पण ते फक्त coping mechanisms आहेत – उर्जा वाढवत नाहीत. एक चांगला ब्रेक म्हणजे तो, जो तुम्हाला कामापासून मानसिकदृष्ट्या दूर नेतो. सकाळच्या ब्रेकमध्ये ध्यानधारणा, मित्रांशी बोलणं, एखाद्याला मदत करणं, किंवा गोल सेटिंग करणे उपयोगी पडते. पण दुपारच्या ब्रेकमध्ये power walk किंवा काही शारीरिक हालचालींचा समावेश केला पाहिजे. ब्रेक घेताना अपराधी वाटण्याचं काही कारण नाही – ते तुमच्या उत्पादकतेचा भाग आहे. तुम्ही किती वेळ काम करता यापेक्षा तुम्ही काय साध्य करता हे महत्त्वाचं आहे – विशेषतः जेव्हा तुम्ही MITs करत असता. म्हणूनच, नियमित ब्रेक घ्या आणि त्यासाठी वेळ राखून ठेवा. ________________________________________ थोडक्यात सांगायचं झालं तर… तुमचा दिवस योग्यरित्या शेड्यूल करताना हे पायऱ्या लक्षात ठेवा: 1. MITs ओळखा आणि तयार करा – ती महत्त्वाची कामं जी तुमच्या उद्दिष्टांशी जोडलेली आहेत 2. दिवसात २ ते ३ MITs निवडा आणि ती तुमच्या क्रोनोटाइपप्रमाणे सर्वाधिक उत्पादनक्षम वेळेत ठेवा 3. ७५ ते ९० मिनिटांनी १५ मिनिटांचा ब्रेक घ्या – या वेळात कामापासून पूर्णपणे दूर राहा. शक्यतो फोन किंवा कॅफीन टाळा. त्याऐवजी छोटा वॉक करा 4. MITs च्या भोवती रूटीन कामांचं शेड्यूल बनवा – रूटीन टास्क्स टाळू नका आणि शेवटी, हे सगळं नियोजन केल्यावर, त्याची अंमलबजावणी करणं हेच खऱ्या अर्थानं यशस्वी होण्याचं पाऊल आहे – आणि हे आपण पुढच्या धड्यात पाहणार आहोत. ०७. कागद-पेन आधारित कामाचे नियोजन आणि ट्रॅकिंग पद्धतीची मर्यादा तर, आता तुम्हाला हे चांगलंच समजलं आहे की a. तातडीच्या कामांपासून कसं वाचायचं – म्हणजेच, ती तातडी निर्माण होण्यापूर्वीच ती रोखायची b. कामं MITs आणि Routine Work मध्ये कशी विभागायची c. स्वतःच्या क्रोनोटाइपनुसार MITs आणि Routine Work कशी वेळेत बसवायची – आणि त्यात ब्रेक्स पण घालायचे छान काम केलंय! पण ही नीट आखलेली कामं… त्यांचं ट्रॅकिंग कसं करणार? खूप लोक अजूनही पारंपरिक कागदावर लिहून ठेवण्याच्या पद्धती वापरतात – पोस्ट-इट्स पासून एलिगंट प्लॅनर्सपर्यंत. पण जर तुम्ही केवळ कागदी माध्यम वापरत असाल, तर त्याच्या मर्यादा फायद्यांपेक्षा जास्त आहेत हे लक्षात येईल. ________________________________________ कागद-पेन आधारित ट्रॅकिंग पद्धतीच्या काही महत्त्वाच्या मर्यादा एखाद्याला विचाराल की “तुम्ही दररोजची कामं कशी ट्रॅक करता?”, तर तो बहुधा हाताने लिहिलेली 'टू-डू लिस्ट' दाखवेल. आणि दुसरं काही वापरताय का असं विचाराल, तर उत्तर मिळेलच असं नाही. हाताने लिहिलेली ‘टू-डू लिस्ट’ हीच त्यांची मुख्य काम नियोजन यंत्रणा असते. खरं तर, कागद-पेन वापरण्यात काहीच गैर नाही – जोपर्यंत तो मुख्य नियोजन टूल नसेल. पण, यामध्ये काही स्पष्ट मर्यादा आहेत: 1. टास्कना वेळ slot नाही: बहुतांश टू-डू लिस्टमध्ये कामं कुठल्याही क्रमाने असतात, वेळ दिलेली नसते. त्यामुळे आपण ती कामं सरळसोट न करता विसरतो किंवा महत्त्वाचं काम चुकतं. 2. स्मरणसुविधा नाही: कागदी यंत्रणेमध्ये तुम्हाला वेळ झाल्यावर आठवण करून देणारी कोणतीही अ‍ॅलार्म सिस्टीम नाही. त्यामुळे एका कामात गुंतलो की दुसरं महत्त्वाचं राहून जातं. 3. डेस्कपासून दूर गेलात की नियोजनही दृष्टीआड: तुमचं डायरी/प्लॅनर विसरलं किंवा ते घरातच राहिलं, तर तुमचं पूर्ण दिवसाचं नियोजन डळमळीत होऊ शकतं. 4. चलनवलनाच्या वेळी विसर पडण्याची शक्यता: डेस्कपासून दूर असताना नवीन काम मिळालं, तर ते नोंदवणं शक्य होत नाही आणि विसर पडण्याची शक्यता वाढते. 5. फक्त एक दिवसापुरतं फोकस: टू-डू लिस्ट मुख्यतः आजच्या कामांवर लक्ष केंद्रित करते. परवा/पुढच्या आठवड्यात करायचं काही असलं, तर ते लक्षात राहत नाही – आणि लांब पल्ल्याची कामं राहून जातात. 6. स्मरणशक्तीवर जास्त अवलंबित्व: सर्व टास्क्स लक्षात ठेवून काम करणं तणावदायक होतं. आणि तेच टाळण्यासाठी आपण यंत्रणा वापरतो – पण तरीही सगळं लक्षात ठेवायचं तर त्याचा उपयोग काय? ________________________________________ एक चांगली काम नियोजन यंत्रणा या मर्यादा पार करायला हवी. डिजिटल टूल्समधून हे शक्य आहे – याबद्दल आपण पुढील भागात पाहूच. पुढील भागात: कामाच्या नियोजनासाठी एक आदर्श यंत्रणेमध्ये कोणते घटक असायला हवेत – हे आपण पाहणार आहोत. तयार आहात ना? ०८. एक आदर्श शेड्यूलिंग सिस्टीममध्ये कोणते घटक असायला हवेत? एक चांगली शेड्यूलिंग (कामाचे नियोजन) यंत्रणा ही खालील सहा मूलभूत गोष्टी करण्यात आपली मदत करायला हवी: ________________________________________ 1. लिस्ट तयार करणं (List Making): ही यंत्रणा अशी असायला हवी की ती तुम्हाला लगेच तुमच्या करावयाच्या कामांची यादी तयार करता येईल – उदाहरणार्थ, पुढील दिवसासाठी. ________________________________________ 2. कामांना प्राधान्यक्रम लावणं (Task Prioritisation): यादीतील कामं वर-खाली हलवता आली पाहिजेत. विशेषतः, तुमची MITs (Most Important Tasks) योग्य वेळेस ठेवता आली पाहिजेत – ज्या वेळी तुम्ही मानसिक दृष्ट्या सर्वोत्तम स्थितीत असता. ________________________________________ 3. कामांसाठी वेळ निश्चित करणं (Time Assignment for Tasks): शेड्यूलिंग टूलमध्ये प्रत्येक कामासाठी विशिष्ट वेळ दिली जाऊ शकली पाहिजे – तुम्ही ते काम नक्की किती वाजता करणार आहात, हे आधीच ठरवता यायला हवं. ________________________________________ 4. अलर्ट्स मिळणं (Alerts): शेड्यूलिंग टूलमध्ये अलर्ट देणारी सुविधा असायला हवी – म्हणजे एकदा वेळ सेट केल्यानंतर तुम्हाला ती आठवण करून दिली जाईल. यामुळे सतत गोष्टी लक्षात ठेवण्याचा ताण राहत नाही. ________________________________________ 5. पोर्टेबिलिटी (Portability): हे टूल सोबत वाहून नेता येईल असं असायला हवं – म्हणजे कुठेही नवीन काम अचानक मिळालं तरी लगेच ते तुमच्या कॅलेंडरमध्ये टाकता येईल. ________________________________________ 6. इतरांशी सहकार्य (Collaboration): हे टूल तुमचं शेड्यूल तुमच्या सहकाऱ्यांना किंवा बॉसला शेअर करता यावं असं असायला हवं. त्यामुळे ग्रुप टास्कसाठी तुम्ही केव्हा उपलब्ध आहात आणि केव्हा नाही, हे त्यांना आधीच समजेल – विशेषतः जेव्हा तुम्ही एखाद्या MIT मध्ये गुंतलेले असता. ________________________________________ थोडक्यात: शेड्यूलिंग टूल जितकं वापरण्यास सोपं, तेवढंच तुमचं काम अधिक नियोजित, प्राधान्यक्रमावर आधारित आणि अचूक होतं – आणि त्यामुळेच त्यात वर दिलेले घटक असणं अत्यावश्यक आहे. पुढच्या भागात आपण पाहणार आहोत: हे सगळं डिजिटल पद्धतीने कसं शक्य होतं आणि त्याचे फायदे काय आहेत. ०९. डिजिटल शेड्यूलिंग सिस्टीमचे फायदे आत्तापर्यंत आपण पाहिलं की एक चांगली शेड्यूलिंग सिस्टीम कोणत्या मूलभूत सुविधा देते. चला तर पाहूया, डिजिटल शेड्यूलिंग सिस्टीम या गरजांमध्ये आपली कशी मदत करू शकते. ________________________________________ 1. लिस्ट तयार करणं (List Making – Check ) डिजिटल शेड्यूलिंग टूलमध्ये, उदाहरणार्थ – आजच्या दिवसात करायच्या सर्व कामांची लिस्ट सहज तयार करता येते. झटपट आणि क्लिष्ट न बनवता. ________________________________________ 2. कामांना प्राधान्यक्रम लावणं (Prioritisation – Check ) डिजिटल टूल्समध्ये कामं वर-खाली हलवणं म्हणजे एक साधा ड्रॅग-ड्रॉप प्रकार असतो. पेपरवर सारखं रिनंबरिंग किंवा पुन्हा वर्गीकरण करावं लागत नाही. ________________________________________ 3. कामांसाठी वेळ निश्चित करणं (Time Assignment – Check ) डिजिटल कॅलेंडरमध्ये, आपण प्रत्येक प्रोजेक्टचं काम विशिष्ट वेळेला, सुरू आणि समाप्तीची वेळ, जागा, सहभागी लोकांची नावं आणि त्यांचे कॉन्टॅक्ट डिटेल्ससह सहजपणे टाकू शकतो. Recurring म्हणजे वारंवार होणाऱ्या मिटिंग्जही एका क्लिकवर सेट करता येतात! ________________________________________ 4. अलर्ट्स व स्मरणपत्रं (Alerts & Reminders – Check ) डिजिटल टूल्स तुम्हाला वेळेआधीच स्मरणपत्रं आणि अलर्ट्स देतात. तुम्हाला सगळं लक्षात ठेवण्याचा ताण घेण्याची गरज नाही. ________________________________________ 5. पोर्टेबिलिटी (Portability – Check ) डिजिटल टूल्स, म्हणजे मोबाईल अ‍ॅप्स किंवा लॅपटॉपवरील सॉफ्टवेअर – हे कुठेही सोबत नेता येतात. तुमचं शेड्यूल तुम्ही प्रवासात असतानाही पाहू शकता आणि अपडेट करू शकता. ________________________________________ 6. सहकार्य (Collaboration – Check ) डिजिटल टूल्समुळे तुमचं कॅलेंडर, शेड्यूल इतर सहकाऱ्यांशी शेअर करता येतं – तुमचे बॉस, टीम मेंबर्स, यांना तुमचा शेड्यूल क्लिअर दिसतो आणि त्यामुळे टास्क अ‍ॅलाईनमेंट अधिक सुस्पष्ट होते. ________________________________________ तर मग पेपर डायरी किंवा प्लॅनर पेक्षा डिजिटल शेड्यूलिंग सिस्टीम का उत्तम आहे? कारण ती: • तुम्हाला तुमचं काम ट्रॅक करत ठेवण्यास मदत करते • कामं व्यवस्थित प्राधान्यक्रमाने लावायला मदत करते • अलर्ट्स आणि वेळेवर सूचना देते • आणि सगळ्यात महत्त्वाचं – ती कायम तुमच्या सोबत असते ________________________________________ तर मग, कोणतं टास्क शेड्यूलिंग टूल वापरायचं? खालील काही टूल्स खूपच उपयुक्त आहेत: • Outlook Scheduling Assistant • Google Calendar • DigiCal तुमच्यासाठी जे सोपं आणि सहज वापरता येईल असं टूल निवडा. ________________________________________ थोडक्यात: ऑनलाईन कॅलेंडर / डिजिटल शेड्यूलिंग टूल्स या आधुनिक जगात वेळेचं प्रभावी नियोजन करण्यासाठी अनमोल आहेत. हे टूल्स वापरणं म्हणजे स्वतःसाठी गोष्टी अधिक सोप्या करणं! पुढे आपण पाहणार आहोत: हे डिजिटल टूल्स वापरून वेळेचं नियोजन अधिक प्रभावीपणे कसं करायचं. १०. डिजिटल शेड्युलिंग टूल्सचा योग्य वापर मागील धड्यात आपण पेपरवर आधारित टू-डू लिस्ट वापरण्याच्या मर्यादा पाहिल्या. तसेच, कोणतेही डिजिटल शेड्युलिंग टूल पारंपरिक पेपर-आधारित साधनांपेक्षा प्रत्येक बाबतीत किती सरस आहे, हेही आपण पाहिलं. पण असं म्हणतात की कोणतंही टूल ते कसं वापरलं जातं यावरच अवलंबून असतं. फक्त एखादं ऑनलाइन किंवा डिजिटल शेड्युलिंग टूल वापरणं म्हणजे आपण वेळेच्या व्यवस्थापनात प्राविण्य मिळवलं, असं होत नाही. चला तर मग पाहूया की हे डिजिटल टूल्स योग्य पद्धतीनं कसे वापरायचे, जेणेकरून त्याचा खरा लाभ मिळेल. डिजिटल शेड्युलिंग टूल्सचा योग्य वापर कसा करावा खालील टप्पे कोणतंही डिजिटल किंवा ऑनलाइन टूल वापरताना लागू पडतात: १. MITs आणि Routine Work आधीच प्लॉट करा MIT म्हणजे Most Important Tasks. हे आधीच एका दिवस आधी प्लॉट करा. आपला क्रोनोटाइप लक्षात घ्या. जेव्हा तुम्ही मानसिक आणि शारीरिक दृष्ट्या सर्वाधिक कार्यक्षम असता, तेव्हाच महत्त्वाची कामं करा. प्रत्येक कामासाठी सुरुवात व शेवटची वेळ निश्चित करा. तसंच, Routine Work साठीही वेळ निश्चित करा. २. दर ९० मिनिटांनी ब्रेक शेड्युल करा शारीरिक ऊर्जा आणि ग्लुकोज पातळीची काळजी घ्या. दर ७५–९० मिनिटांनी १५–२० मिनिटांचा ब्रेक शेड्युल करा. आणि महत्त्वाचं म्हणजे, तो ब्रेक घ्या! ३. अलर्ट्स आणि रिमाइंडर्स सेट करा प्रत्येक activity slot सुरू होण्याच्या ५–१० मिनिटं आधी अलर्ट्स लावा. यामुळे तुम्हाला एक task संपवून दुसऱ्याकडे वळायला वेळ मिळेल. Task spillover झाल्यास, तुमचं break किंवा MIT वेळ बिघडू शकतो. ४. तुमच्या सुपरवायझरला माहिती द्या कधी कधी तुमच्या शेड्युलचा सर्वात मोठा अडथळा म्हणजे तुमचा बॉसच असतो! पण तोच तुमचा सर्वात मोठा allyही ठरू शकतो. म्हणून तुमचं शेड्युल त्यांना एक दिवस किंवा आठवड्याभर आधी शेअर करा. MITs चालू असताना disturb न करण्याची विनंती करा. Ad-hoc task शक्यतो routine slot मध्ये द्यावेत, अशी विनंती करा. तुमच्या सहकाऱ्यांकडून काम नाकारावं लागलं, तर तुमच्या बाजूनं उभं राहण्याची क्षमता तुमच्या बॉसकडे असते – पण त्यासाठी त्यांना आधीच सविस्तर माहिती हवी. या टप्प्यांशिवाय, कितीही आधुनिक online tool असलं तरी ते फक्त स्क्रीनवरची एक टू-डू लिस्टच ठरेल. लक्षात ठेवा, smart बनायचं असेल तर smart वापर करावाच लागेल. सारांश डिजिटल शेड्युलिंग टूल्स पारंपरिक पेपर स्वरूपाच्या तुलनेत जवळपास सर्व बाबतीत सरस आहेत. पण त्यांचा योग्य वापर करणे महत्त्वाचं आहे. त्यासाठी: १. MITs आणि Routine Work अगोदर शेड्युल करा (किमान एका दिवस आधी) २. दर ९० मिनिटांनी ब्रेक प्लॅन करा – आणि तो घ्या ३. Task spillover टाळण्यासाठी alerts आणि reminders वापरा ४. विशेषतः MITs संदर्भात, तुमचं शेड्युल तुमच्या सुपरवायझरला कळवा