03. संरचित संवाद – चांगला व्यावसायिक संवाद कसा असतो III
मागील धड्यात आपण चार सार्वत्रिक तत्त्वांची ओळख करून दिली, जी आपले संवाद कौशल्य सुधारण्यासाठी उपयोगी ठरू शकतात:
• तत्त्व १: प्रभावी संवाद ठरावीक उद्दिष्ट पूर्ण करण्यासाठी संरचित असतो.
• तत्त्व २: प्रभावी संवाद ३ C’s चे पालन करतो (स्पष्टता, संपूर्णता, संक्षिप्तता).
• तत्त्व ३: संवादात संवेदनशीलता असणे महत्त्वाचे आहे, जेणेकरून तो सकारात्मक रीतीने स्वीकारला जाईल.
• तत्त्व ४: प्रभावी संवाद नेहमी संवादातील शिष्टाचार आणि प्रोटोकॉलचे पालन करतो.
या धड्यात, आपण पाहणार आहोत की या चार तत्त्वांना आपल्या संवादशैलीत प्रभावीपणे कसे आत्मसात करायचे.
चला सुरुवात करूया...
तत्त्व १: प्रभावी संवाद ठरावीक उद्दिष्ट पूर्ण करण्यासाठी संरचित असतो
खालील ईमेल संवादाच्या उद्दिष्टांच्या उदाहरणांचा विचार करा:
उदाहरण ०१:
"मी हा ईमेल लिहीत आहे, जेणेकरून व्यवस्थापनाला मी सुचवत असलेल्या नवीन यंत्राच्या फायद्यांविषयी पटवून देता येईल."
उदाहरण ०२:
"मी हा ईमेल लिहीत आहे, जेणेकरून व्यवस्थापनाला नवीन यंत्र विकत घेण्याची गरज पटवता येईल कारण:
(a) यामुळे ऑपरेशनल खर्चात ३०% बचत होईल,
(b) यंत्र अधिक टिकाऊ आहे (त्यामुळे देखभाल खर्च ६% ने कमी होईल),
(c) नवीन कंपनी सेवा विनंत्यांवर २४ तासांत प्रतिसाद देण्याचे आश्वासन देते, तर सध्याच्या कंपनीला ४८ तास लागतात."
स्पष्ट आहे की, दुसऱ्या उदाहरणात उद्दिष्ट जितके नेमके आणि स्पष्ट दिले आहे, तितक्याच अचूकपणे संवादात कोणती मुद्दे व माहिती समाविष्ट करावी हे ठरवता येते.
यामध्ये फक्त गरजेची माहितीच जोडली जाईल.
"यंत्राची रचना छान आहे" किंवा "विक्रेत्याचा सेल्स स्टाफ मैत्रीपूर्ण आहे" असे 'चांगले माहिती असलेले पण गरजेचे नसलेले' मुद्दे टाळले जातील.
पण, स्पष्ट संवाद उद्दिष्टे कशी ठरवायची?
इथे येतो Audience Profiling —
आपल्या संवाद उद्दिष्टांच्या स्पष्ट व्याख्येसाठी महत्त्वाची पायरी.
स्पष्ट संवाद उद्दिष्ट ठरवण्यासाठी आपल्याला आपल्या प्रेक्षकांविषयी ठोस समज असायला हवी.
कारण, एका विशिष्ट प्रेक्षक गटासाठी योग्य असलेली माहिती किंवा संवादशैली दुसऱ्या गटासाठी पूर्णतः वेगळी असू शकते.
उदाहरणार्थ:
• प्रकल्प व्यवस्थापन सॉफ्टवेअरच्या मोफत आवृत्तीचे वापरकर्ते — अनुभवी व्यावसायिक आणि महाविद्यालयीन विद्यार्थी — यांना प्रीमियम अपग्रेडसाठी प्रभावित करण्याच्या पद्धती पूर्ण वेगळ्या असतील.
आपण आधी घेतलेल्या उदाहरणावर आधारित —
जर यंत्र खरेदीचा प्रस्ताव प्लांट सुपरवायझर यांना पटवायचा असेल, तर मुद्दे बदलावे लागतील.
उदाहरणार्थ:
• मशीनमुळे डाऊनटाइम कमी होईल,
• मानवी हस्तक्षेप कमी होईल —
हे मुद्दे प्लांट सुपरवायझरसाठी महत्त्वाचे ठरतात.
तर दुसरीकडे, व्यवस्थापनाला नफा-तोटा या व्यापक मुद्द्यांची अधिक चिंता असते.
म्हणूनच, संवाद प्रभावी बनवण्यासाठी,
प्रेक्षक कोण आहेत आणि त्यांच्या दृष्टिकोनातून काय महत्त्वाचे आहे हे स्पष्टपणे समजणे आवश्यक आहे.
हे साध्य करण्यासाठी, खालील चार महत्त्वाचे प्रश्न स्वतःला विचारले पाहिजेत:
1. माझ्या प्रेक्षकांचा लोकसंख्याशास्त्रीय तपशील काय आहे? (वय, लिंग, स्थान)
2. माझ्या संवादानंतर मला त्यांच्याकडून काय अपेक्षित आहे?
o ते काय करणार?
o ते काय विचारणार/समजणार?
o त्यांना कोणती माहिती माहिती हवी?
3. कोणते विशिष्ट माहितीचे बिंदू जोडल्यास त्यांच्या निर्णयावर अधिक प्रभाव पडू शकतो?
4. माझ्या संवादाबद्दल त्यांच्या कोणत्या आक्षेपांची किंवा संकोचांची मी पूर्वकल्पना करू शकतो?
या विचारांवर आधारित संवाद संरचना केल्यास,
तुमचा प्रत्येक संवाद अधिक प्रभावी आणि उद्दिष्टपूर्ण बनेल.
