मॉड्यूल ४: न संपणाऱ्या तातडीच्या आणि टू-डू यादीवर नियंत्रण ठेवण्याचे उपाय
०१. तातडीच्या मागे न लागता पुढे जाणं – एक ओळख
ही आहे कायरा — एक मेहनती आणि कष्टाळू म्हणून ओळखली जाणारी, उच्च कामगिरी करणारी कॉर्पोरेट कम्युनिकेशन मॅनेजर.
आज तिचा दिवस इतर अनेक दिवसांप्रमाणेच पूर्णपणे भरलेला आहे — कालचे काही राहिलेले कामसुद्धा आज करायचे आहे. पण आज कायरा आपली वेळ-सूची बऱ्यापैकी नियंत्रणात ठेवून आहे आणि तिने महत्त्वाच्या कामांसाठी ठरवून वेळ ठेवलेला आहे. तिच्या यादीत एक महत्त्वाचं काम आहे — कंपनीच्या जाहिरात फलकांच्या प्रिंटिंगसाठी एका विक्रेत्याशी समन्वय साधणे. हे काम तातडीचं झालं आहे आणि सुमारे सहा तास सतत लक्ष देणं आवश्यक आहे.
तिच्या वेळापत्रकानुसार, तिला तिच्या बॉससाठी एक अत्यंत महत्त्वाचं काम पूर्ण करायचं आहे — हे कामही आजच पूर्ण करायचं आहे. इतक्यात — “पिंग” — तिच्या वरिष्ठ सहकाऱ्याकडून, विष्णूकडून ईमेल येतो. विष्णू तिला लवकरच होणाऱ्या एका महत्त्वाच्या क्लायंट मीटिंगसाठी पॉवरपॉईंट सादरीकरणाची झपाट्याने तपासणी करून द्यायला सांगतो. कायरा पॉवरपॉईंटमध्ये तरबेज आहे, त्यामुळे अशा विनंत्या तिला अनेकदा येतात.
कायरा आत्मविश्वासाने विष्णूचं काम स्वीकारते. ती तिचं वेळापत्रक बदलते, बॉसचं काम थांबवते आणि सादरीकरण तपासण्याला सुरुवात करते. सादरीकरणात अनेक बदल करावे लागतात. काही आकडेवारी कालबाह्य झाल्याचं तिला लक्षात येतं — ती ते सुधारते. तिला काही गोष्टींची खात्री करायची असल्याने ती विष्णूला फोन करते. रंगसंगती चांगली नाही असं तिला वाटतं, म्हणून ती तेही सुधारते — विष्णूने सांगितले नसतानाही.
कायरा सादरीकरण पूर्ण करते आणि विष्णूला पाठवते. विष्णू तिच्या सुधारणा पाहतो आणि तिला काही समर्थनासाठी डेटा पाठवायला सांगतो. कायरा पुन्हा एकदा थांबवलेलं मूळ काम बाजूला ठेवते आणि हवे असलेला डेटा गोळा करते. त्यासाठी तिला कंपनीचे परिपत्रकं, अहवाल तपासावे लागतात. सर्व माहिती नीट तपासून ती विष्णूला पाठवते. विष्णू खुश होतो आणि एक छान ‘थँक यू’ मेल पाठवतो, ज्यात बॉसलाही कॉपी करतो. कायरा सौजन्याने त्याला उत्तर देते.
क्षणभर कायराला समाधान वाटतं — तिने ते काम पूर्ण केलंय. ती तिच्या यादीतून हे काम पूर्ण झालं असं मार्क करते आणि पुन्हा थांबवलेल्या महत्वाच्या कामाकडे वळते. पण हे समाधान लगेचच अस्वस्थतेत बदलतं. तीन तास उलटले आहेत, आणि बाकीच्या कामं आता उशीर होत आहेत. कायरा वेगाने बॉससाठीचं काम पूर्ण करते आणि त्याला पाठवते. ती थोडा ब्रेक घेते आणि मग कंपनीच्या ब्रँड गाईडलाइन डॉक्युमेंटवर काम सुरू करते.
‘रररररिंग!’ तिचा डेस्क फोन वाजतो. बॉस आहे — त्याला कायराने पाठवलेल्या कामावर काही प्रश्न आहेत. कायराला त्याच्या केबिनमध्ये बोलावलं जातं. तिथे ती एक तास स्पष्टीकरण देते. बॉस काही बदल सुचवतो.
कायरा परत येते, बदल करून पुन्हा मेल करते. ती लक्षात घेते की, आज ब्रँड गाईडलाइनचं काम पूर्ण होणार नाही. उरलेली सगळी कामं उद्यावर ढकलावी लागणार आहेत. ती डॉक्युमेंटवर तातडीने काम सुरू करते, पण हे काम पूर्ण करून विक्रेत्याला वेळेत पाठवणं शक्य होत नाही. त्यामुळे जाहिरात फलक प्रिंटिंगसाठी उशीर होणार आहे. कायराला तिच्या बॉसला आणि विक्रेत्याला सांगावं लागतं की हे काम उशीराने होईल. दोघेही नाराज होतात — बॉसला महसूलात तोटा होईल, तर विक्रेत्याला पेमेंटमध्ये.
कायरा उशिरा पर्यंत काम करून डॉक्युमेंट पूर्ण करते, पण उशीर झालेला असतो. प्रिंटिंग विलंब आता टाळता येत नाही. कायरा स्वतःलाच दोष देते — तिला वाटतं की तिने वेळ वाया घालवली. ती ठरवते की पुढे ब्रेक कमी घ्यायचे. ती तिचं वेळापत्रक पाहते — आणि लक्षात येतं की उद्याही आजसारखाच दिवस असेल.
०२. सर्व कामं पूर्ण करण्यासाठी फक्त प्राधान्यक्रम लावणं पुरेसं आहे – ही एक चुकीची समज
कायम तातडीनं कामं उरकणाऱ्या कैराला नेमकं कुठे चुकलं?
कायरा दिवसाच्या सुरुवातीपासूनच तातडीच्या कामांत अडकली होती. आणि ती सतत एक गोष्ट मानत होती — की प्राधान्यक्रम लावला, वेळेचं योग्य नियोजन केलं आणि कामाचा वेग वाढवला, की सगळं होऊन जाईल.
नाही म्हणायला, वेळेच्या व्यवस्थापनात कार्यक्षमता (अर्थात कमी वेळेत जास्त काम पूर्ण करणं) उपयुक्त असतेच. पण ही काही जादूची कांडी नाही जी सगळ्या तातडीनं उभ्या राहणाऱ्या कामांवर उपाय ठरते.
काही मर्यादा असतात — आपण किती वेगानं काम करू शकतो यालाही मर्यादा असते. कायरा पॉवरपॉईंटमध्ये निष्णात होती. विश्णूचं प्रेझेंटेशन सुधारण्यात इतर कुणापेक्षा कमी वेळ तिला लागला असेल. तरीही, शेवटी स्वतःला तीच दोष देत होती — की मी अजून वेगानं का नाही केलं?
खरं काय आहे?
खरं म्हणजे, करायचं म्हणून इतकं काही असतं की ते सगळं करणं शक्यच नसतं.
जर तुम्ही नेहमी तातडीनं येणाऱ्या कामांतच अडकून बसत असाल, तर कितीही वेळेचं पुनर्नियोजन केलं, किंवा कितीही जलद काम केलं, तरीही प्रत्येक गोष्ट पूर्ण करणं शक्य नाही.
एक ना एक दिवस, तुमचं लक्ष ढळेल आणि काहीतरी महत्वाचं हातातून नक्की सुटेल.
मग उपाय काय?
उपाय म्हणजे तातडीनं कामं उभी राहण्याआधीच ती हाताळणं — म्हणजेच, तातडीवर मात करणं.
आणि तातडीवर मात करायची असेल, तर वेळ व्यवस्थापनाकडे पारंपरिक दृष्टिकोनातून न पाहता, वेगळ्या पद्धतीनं पाहायला हवं — पाच ठराविक प्रश्नांच्या आधारे.
ते कोणते प्रश्न आहेत हे आपण पुढच्या धड्यांमध्ये शिकणार आहोत.
या धड्याचा सारांश:
✓ सगळ्या तातडीच्या गोष्टी यशस्वीपणे हाताळता येतील, असा काही मार्ग नाही.
✓ फक्त प्राधान्यक्रम लावणं हा उपाय नाही.
✓ कामं अमर्याद असतात, पण वेळ, ऊर्जा आणि मानसिक क्षमतेला मर्यादा असते.
✓ त्यामुळे शेवटी काहीतरी सुटणारच. आणि ते ‘महत्त्वाचं’ही असू शकतं.
म्हणूनच — ‘तातडीवर मात कशी करायची’ हे शिकणं महत्त्वाचं आहे.
पुढच्या धड्यात आपण याबद्दलच शिकणार आहोत.
०३. तातडीवर मात करणं
‘तातडीवर मात करणं’ म्हणजे नक्की काय?
तातडीच्या कामांच्या हातात खेळणं थांबवायचं असेल, तर याच्यावर एकमेव उपाय आहे — तातडीनं येणाऱ्या कामांपेक्षा आधी तयार होणं आणि ती परिस्थितीच टाळणं.
आपण मागील धड्यात पाहिलंच आहे की, कितीही गतीनं काम केलं, कार्यक्षमता वाढवली किंवा प्राधान्यक्रम ठरवले, तरी प्रत्येक तातडीची परिस्थिती हाताळणं शक्य नाही.
मग, त्या वेळेचा उपयोग आजच का करू नये — आणि उद्या तातडीची होऊ शकणारी कामं आधीच ओळखून त्यांच्यावर उपाय योजना का करू नये?
पण प्रश्न असा आहे — आज काय करावं, जेणेकरून उद्या आपण तातडीच्या विळख्यात अडकणार नाही?
वेळ व्यवस्थापनाच्या संदर्भात ‘तातडीनं’ (Urgent) आणि ‘महत्त्वाचं’ (Important) हे दोन शब्द आपण सगळ्यांनी ऐकले आहेत.
मात्र, हे पुरेसं नाही.
तातडीवर खरोखर मात करायची असेल, तर एक तिसरं तत्त्व समजून घ्यावं लागेल — आणि ते म्हणजे ‘भविष्यातील परिणाम’ (Future Consequence).
• ‘तातडी’ म्हणजे – हे काम किती लवकर करायला हवं?
• ‘महत्त्व’ म्हणजे – हे काम किती महत्त्वाचं आहे?
• ‘भविष्यातील परिणाम’ म्हणजे – या कामाचा परिणाम किती काळ राहणार आहे?
अतिशय कार्यक्षम लोक निर्णय घेतात ते केवळ आजच्या दृष्टीने नाही, तर ते भविष्यात त्याचा काय परिणाम होईल या दृष्टीने घेतात.
उदाहरणार्थ, पुन्हा एकदा कायराच्या उदाहरणाकडे वळूया.
कायराला पॉवरपॉईंट सादरीकरणात उत्तम काम करण्याची आवड आणि दृष्टी आहे. हे तिला आनंद देणारं, अर्थपूर्ण काम वाटतं.
आता कायरापुढे दोन पर्याय आहेत:
1. मार्केटिंग, सेल्स आणि प्रोजेक्ट्स सारख्या टीमसाठी एक सखोल ट्रेनिंग प्रोग्राम तयार करणं, जे नियमितपणे तिच्याकडे प्रेझेंटेशनसाठी मदत मागतात
2. आज तिच्याकडे मदतीसाठी आलेल्या प्रत्येकासाठी खास प्रेझेंटेशन तयार करणं
________________________________________
पुढील भागात आपण पाहणार आहोत की कायरा हे निर्णय कसे घेऊ शकते — आणि कोणता पर्याय तिच्या वेळेचा अधिक शहाणपणानं वापर करतो, तातडीवर मात करतो आणि भविष्यात चांगला परिणाम देतो.
Mark Complete बटणावर क्लिक करून पुढील धड्यासाठी तयार व्हा.
०४. तातडी आणि भविष्यातील परिणाम
जर तुम्ही फक्त ‘तातडी’ या घटकाचा विचार केला, तर कायरा नक्कीच दुसरा पर्याय निवडेल – म्हणजेच ती आज आलेल्या पॉवरपॉईंटच्या तातडीच्या कामांवर स्वतः लक्ष केंद्रित करेल.
पण जर तुम्ही यामध्ये ‘भविष्यातील परिणाम’ या घटकाचा विचार केला, तर लक्षात येईल की कायराने प्रशिक्षण कार्यक्रम तयार करण्याच्या कामाला प्राधान्य देणं जास्त महत्त्वाचं आहे.
कारण काय?
कायरा तिच्या वेळेचं व्यवस्थापन अतिशय कार्यक्षमतेने करत, सर्व तातडीच्या पॉवरपॉईंट कामं पार पाडू शकते.
ती उत्कृष्ट कामही करेल – पण मर्यादा असतील.
जरी तिने सर्वात महत्त्वाच्या सादरीकरणांना आधी प्राधान्य दिलं, तरीही ती फक्त काहींनाच मदत करू शकेल. आणि खरं पाहता, पॉवरपॉईंट व्यतिरिक्त तिच्याकडे इतरही अनेक जबाबदाऱ्या आहेत.
पण…
जर कायराने तिचा वेळ प्रशिक्षण कार्यक्रम तयार करण्यात गुंतवला, तर ती भविष्यात अनेक पटींनी मोठा प्रभाव पाडू शकते.
कारण या प्रशिक्षणामुळे तिचे सहकारी – जे नेहमीच तिच्या मदतीसाठी येतात – स्वतः उत्तम सादरीकरणं तयार करू शकतील.
कायराचं काही विशिष्ट लोकांसाठी केलेलं काम आज महत्त्वाचं असेल, पण प्रशिक्षण कार्यक्रमाचा परिणाम सर्वच टीम्सवर कायमस्वरूपी होईल.
________________________________________
तातडीचा ताण कमी करण्यासाठी ‘भविष्यातील परिणाम’ या घटकाचा विचार करणं आवश्यक आहे.
जर हा विचार केला नाही, तर पर्याय उरतो तो म्हणजे वेगानं काम करणं आणि सतत वेगवेगळ्या गोष्टींमध्ये बदल करत राहणं.
जितक्या गोष्टी तुम्ही सामावून घेता, तितक्याच गोष्टी तातडीच्या होऊन पुन्हा तुमच्यासमोर येतात.
काय आठवतंय?
अगदी हेच कायराच्या बाबतीत झालं!
________________________________________
पण ‘Future Consequence’ चा विचार करण्याव्यतिरिक्त, सुपर-प्रॉडक्टिव्ह लोक अजून एक गोष्ट करतात –
ती म्हणजे ‘बुद्धिमान विचारपूर्वक नियोजन’ (Intelligent Consideration).
पाच महत्त्वाच्या विचारसरणी आहेत ज्या सुपर-प्रॉडक्टिव्ह लोकांना वेळेवर कामं पूर्ण करण्यास आणि उद्याच्या तातडीवर मात करण्यास मदत करतात.
________________________________________
या धड्याचा सारांश
तातडीवर मात करण्यासाठी, म्हणजेच आज जे काही करतोय ते उद्याची तातडी टाळण्यासाठी असेल, तर आपण वेळ व्यवस्थापन करताना ‘भविष्यातील परिणाम’ या घटकाचा विचार करणे आवश्यक आहे.
• तातडी विचारते – “हे काम किती लवकर करावं लागेल?”
• महत्त्व विचारते – “हे काम किती महत्त्वाचं आहे?”
• भविष्यातील परिणाम विचारतो – “या कामाचा परिणाम किती काळ टिकेल?”
पुढील धड्यात आपण पाहणार आहोत ती पाच प्रमुख विचारसरणी, ज्या वापरून अत्यंत कार्यक्षम लोक ‘तातडीवर मात’ करतात.
Mark Complete बटण क्लिक करा आणि पुढे चला.
०५. सुपर-प्रॉडक्टिव्ह होण्यासाठी आवश्यक असलेल्या पाच विचारसरणी
तातडीवर मात – भाग ३
मागील धड्यात आपण अशी कल्पना मांडली होती –
सुपर-प्रॉडक्टिव्ह लोक उद्याचा वेळ मिळवण्यासाठी आज वेळ कशावर खर्च करायचा, हे हुशारीने ठरवतात.
आपण हेही पाहिलं होतं की हे लोक स्वतःसाठी वेळ "गुणाकारून" तयार करतात – पाच विचारसरणींच्या आधारावर.
चला आता त्या पाच विचारसरणी समजून घेऊ.
________________________________________
पाच विचारसरणी म्हणजे पाच प्रश्न – याच क्रमाने:
1. हे काम खरंच करावं लागणार आहे का?
2. हे काम हातानेच करावं लागणार आहे का?
3. हे काम मलाच करावं लागणार आहे का? किंवा मीच त्यासाठी योग्य व्यक्ती आहे का?
4. हे काम आत्ताच करावं लागणार आहे का?
5. माझ्या सर्वात महत्त्वाच्या कामासाठी वेळ कसा वाचवू/राखू शकतो?
________________________________________
1. हे काम खरंच करावं लागणार आहे का?
बहुतेक वेळा आपण काय सुरू करायला हवं याचा विचार करत राहतो. पण खरंतर,
काय थांबवायला हवं – याचा विचार आधी केला पाहिजे.
जर तुमचं वेळ व्यवस्थापन सुधारायचं असेल, तर हा पहिला प्रश्न स्वतःला विचारा –
“आता मी जे करत आहे त्यामधून काय थांबवता येईल?”
काही गोष्टी आपण फक्त गिल्ट कमी करण्यासाठी, काही गमावू नये म्हणून, किंवा फक्त व्यस्त वाटावं म्हणून घेतो.
अशा गोष्टी थांबवता येतात.
म्हणूनच, कायराने विष्णूचं काम लगेच घेतलं, हे विचार न करता की ते खरंच आवश्यक आहे का.
जर कायराने स्वतःला विचारलं असतं – हे खरंच करावं लागणार आहे का?
आणि उत्तर “नाही” असतं – म्हणजे फक्त क्लायंट महत्त्वाचा आहे म्हणून ती ते काम करत आहे –
तर तिने तिचं मुख्य काम – ब्रँड गाईडलाइन्स डॉक्युमेंट – पूर्ण केलं असतं.
तिने खरंतर विष्णूचं काम स्वीकारून, स्वतःचं महत्त्वाचं काम नाकारलं.
________________________________________
पण जर उत्तर “हो” असतं – म्हणजे विष्णूचं काम करायलाच हवं –
तर मग पुढचा विचार:
________________________________________
2. हे काम हातानेच करावं लागणार आहे का?
उदाहरण घ्या:
खूपशा कंपन्यांना वाटतं की Accounts Receivable सॉफ्टवेअर महाग आहे आणि त्याचा ROI (फायदा) कमी आहे.
पण त्या फक्त प्रिंटिंग, पोस्टेज अशा थेट खर्चांचा विचार करतात –
पण मॅन्युअली इनवॉईस तयार करणं आणि रीकव्हरी फॉलोअप्स याचा खरा खर्च विचारात घेत नाहीत.
APQC (2016) च्या अहवालानुसार, एका मॅन्युअल इनवॉईसचा खर्च $11.50 असतो,
तर Automation केल्यास तो फक्त $0.71 होतो – जवळपास १७ पट कमी!
केवळ खर्च कमीच होत नाही,
ग्राहकांसाठी व्यवहार करणेही सोपं होतं – त्यामुळे पेमेंटही वेळेवर मिळतं.
________________________________________
उपसंहार:
आज वेळ कशावर खर्च करायचा हे ठरवताना, फक्त “तातडी” आणि “महत्त्व” बघू नका,
तर “भविष्यातला परिणाम” आणि ही पाच विचारसरणी बघा:
1. हे काम खरंच आवश्यक आहे का?
2. हे हातानेच करावं लागणार आहे का?
3. हे मीच करावं लागणार आहे का?
4. हे आत्ताच करावं लागणार आहे का?
5. माझ्या मुख्य प्राधान्याच्या गोष्टींसाठी वेळ कसा राखता येईल?
पुढच्या भागात आपण तिसऱ्या विचारसरणीकडे जाऊ – हे काम मलाच करावं लागणार आहे का?
Mark Complete बटण क्लिक करा आणि पुढे चला.
०६. दुसरी विचारसरणी – हे काम हातानेच करावं लागणार आहे का?
आपण मागील उदाहरणाला अनेक उद्योगांमध्ये लागू करू शकतो – जिथे अजूनही हाताने काम करण्याची पद्धत आहे. आणि अशा सगळ्याच ठिकाणी एक गोष्ट खरी ठरते – एक चांगली सिस्टिम असणं कधीच इतकं महाग नसतं, जितकं कुठलीच सिस्टिम नसणं महाग पडतं.
तुम्ही ज्या गोष्टी करायला हव्या, त्या तुम्ही करत नाहीये, कारण सध्या तुम्ही अशा गोष्टी करताय ज्या ऑटोमेट करता आल्या असत्या – तर तुम्ही तुमच्या भविष्यातल्या शांतीचं नुकसानच करत आहात.
उदाहरणार्थ, कायराचं एक काम म्हणजे भरपूर डॉक्युमेंट्स प्रूफरीड करणं.
तीनं जर राइटिंग एनहान्समेंट सॉफ्टवेअर वापरायला सुरुवात केली, तर?
ते सुद्धा – बहुतांश वेळा – फ्री असतात. मग उपयोग का करू नये?
________________________________________
यासोबतच, विचार करायला हवा तो म्हणजे कस्टम वर्क आणि लीव्हरेज्ड वर्क.
• कस्टम वर्क म्हणजे प्रत्येक वेळी काहीतरी नवीन तयार करणं – वेळखाऊ आणि श्रमखाऊ.
• लीव्हरेज्ड वर्क म्हणजे एकदा काही तयार केलं आणि ते पुन्हा पुन्हा वापरता येणारं.
उदाहरणार्थ:
सामान्य ईमेल्ससाठी “canned responses” तयार करा.
प्रत्येक वेळी नवीन मेल टाईप करण्याऐवजी, हे डोंबलं काम वाचवा.
________________________________________
जर या विचारसरणीचा उत्तर “हे हाताने करायची गरज नाही” असं आलं,
तर ते काम ऑटोमेट करायला वेळ, मेहनत आणि गरज असेल तर इन्व्हेस्टमेंट देखील करा.
________________________________________
कायराच्या उदाहरणात, धरू की विष्णूचं काम करायलाच हवं होतं,
आणि ते ऑटोमेट करता येत नव्हतं –
मग पुढचा प्रश्न:
“हे मीच करायला हवं का? किंवा मीच यासाठी सर्वोत्तम व्यक्ती आहे का?”
हा आपण पुढच्या धड्यात पाहणार आहोत.
________________________________________
उपसंहार:
सुपर-प्रॉडक्टिव्ह लोक जे करतात त्यामागे आहेत पाच विचारसरणी, याच क्रमाने:
1. हे काम खरंच करावं लागणार आहे का?
2. हे काम हातानेच करावं लागणार आहे का?
3. हे काम मलाच करावं लागणार आहे का?
4. हे आत्ताच करावं लागणार आहे का?
5. माझ्या महत्त्वाच्या प्राधान्यक्रमासाठी वेळ कसा राखू/वाचवू शकतो?
________________________________________
आज आपण काय शिकलो?
• पहिली विचारसरणी: “हे काम खरंच करावं लागणार आहे का?” –
स्वतःला विचारा: काय-काय गोष्टी मी थांबवू शकतो?
• दुसरी विचारसरणी: “हे काम हातानेच करावं लागणार आहे का?” –
जे शक्य असेल ते ऑटोमेट करा. कस्टम वर्क टाळा.
________________________________________
पुढच्या धड्यात आपण उरलेल्या तीन विचारसरणींवर प्रकाश टाकणार आहोत.
‘Mark Complete’ बटण क्लिक करून पुढे चला.
०७. तिसरी विचारसरणी – हे काम मलाच करावं लागणार आहे का?
जर तुम्ही इथपर्यंतच्या विचारसरणींतून पोहोचलात, तर याचा अर्थ असं आहे की:
• ते काम करणं आवश्यक आहे
• ते ऑटोमेट करता येणार नाही
मग पुढचा प्रश्न आहे...
३. हे काम मलाच करावं लागणार आहे का? किंवा मीच यासाठी योग्य व्यक्ती आहे का?
________________________________________
बहुतांश लोकांना आश्चर्य वाटतं, जेव्हा ते स्वतःला विचारतात:
"मी सध्या जे काम करत आहे, त्यासाठी खरंच माझं कौशल्य लागणार आहे का?
की हे काम दुसरं कोणी तरी सहज करू शकेल?"
________________________________________
कायराच्या बाबतीत विचार करूया –
जर तिचं उत्तर ‘हो’ असं आलं, तर ती पुढच्या विचारसरणीकडे जाईल.
पण जर उत्तर ‘नाही’ असं असेल, तर...?
• काम करावंच लागणार आहे.
• ते हाताने करावं लागणार आहे.
• पण, ते तीच करायला हवं का?
उत्तर? शहाणपणाने 'डेलिगेट' करणं.
कायराने तिच्या पॉवरपॉईंट कौशल्यांबद्दल इतर कोणालातरी शिकवायला हवं,
जेणेकरून भविष्यात अशा प्रेझेंटेशन रिव्ह्यूज त्या व्यक्तीकडे सोपवता येतील.
जसं आपण मागे पाहिलं – Future Consequence विचारात घ्या.
________________________________________
डेलिगेशन न करण्यामागे एक मोठा गैरसमज असतो:
“इतर कोणीही हे माझ्यासारखं चांगलं करू शकणार नाही.”
“हे काम करत बसण्यापेक्षा मीच पटकन करून टाकतो.”
________________________________________
पण लेखक Rory Vaden त्याच्या Procrastinate on Purpose या पुस्तकात एक संकल्पना मांडतो:
The 30x Rule
• एखादं काम तुम्हाला दररोज ५ मिनिटं घेतं?
• तर ते दुसऱ्याला शिकवण्यासाठी ३० पट वेळ म्हणजे १५० मिनिटं द्या.
• हो, हा वेळ एकदम न देता काही महिन्यांमध्ये दिला तरी चालेल.
• पण एकदा का दुसऱ्याने ते शिकून घेतलं, की दरवर्षी तुम्ही १,१०० मिनिटं वाचवू शकता!
________________________________________
विचार करा:
कोणती कामं आहेत जी अजूनही तुम्ही स्वतःकडे धरून ठेवली आहेत, पण आता सोडायला हवीत?
________________________________________
निष्कर्ष:
जर एखादं काम नाही टाळता येत, नाही ऑटोमेट करता येत,
तरी ते तुम्हीच करावं लागतं का, याचा नीट विचार करा.
बहुतांश वेळेस असं आढळतं की, त्या कामासाठी आपलं खास कौशल्य लागत नाही.
आणि अशावेळी, शहाणपणाने डेलिगेट करणं हेच चांगलं.
________________________________________
आता, जर तुम्ही इथवरच्या सर्व तीन विचारसरणींचं उत्तर ‘हो’ दिलं आहे,
तर पुढे पाहायचं आहे:
4. हे आत्ताच करावं लागणार आहे का?
5. माझ्या महत्त्वाच्या प्राधान्यक्रमासाठी वेळ कसा राखू/वाचवू शकतो?
हे आपण पुढच्या धड्यात पाहणार आहोत.
०८. शेवटच्या दोन विचारसरणी
आपण आतापर्यंत पाहिलं की, अति-उत्पादक (super-productive) लोक जेव्हा एखादं काम त्यांच्यासमोर येतं, तेव्हा ते पाच मुख्य विचारसरणी वापरतात:
1. हे काम करावंच लागणार आहे का?
2. हे काम हातानेच करावं लागणार आहे का?
3. हे काम मलाच करावं लागणार आहे का? किंवा मीच त्यासाठी योग्य व्यक्ती आहे का?
आता आपण पाहणार आहोत उर्वरित दोन विचारसरणी, ज्यांच्या आधारे तुम्ही ‘तातडीच्या’ मागे न धावता, त्याला मागे टाकू शकता.
________________________________________
४. हे काम मला आत्ताच करावं लागणार आहे का?
कायराच्या उदाहरणात पाहिलं, की तिने विष्णूच्या प्रेझेंटेशनच्या कामावर तातडीनं लक्ष दिलं –
बॉसच्या महत्त्वाच्या डिलिव्हरेबल्सपेक्षा देखील!
पण...
विष्णूनं कधी सांगितलं होतं की त्याला ते आत्ताच हवंय?
तो म्हणाला होता फक्त, “महत्त्वाच्या क्लायंट मीटिंगसाठी आहे.”
कायरा तेव्हा विचार करू शकली असती:
• या कामाची डेडलाइन खरंच कधी आहे?
• हे काम ३ ते ५ मिनिटांत पूर्ण होऊ शकतं का?
जर हो, तर लगेच पूर्ण करा.
जर नाही, तर ‘प्लॅन केलेल्या’ महत्त्वाच्या कामांसाठी वेळ राखून ठेवा.
डेडलाइन री-नेगोशिएट करा, गरज असल्यास.
उदाहरणार्थ:
“हे काम आत्ता करायलाच हवं का?”
“मी हे नंतर करू शकतो का?”
“मी सध्या जे काम करत आहे त्याच्या तुलनेत हे किती महत्त्वाचं आहे?”
हे प्रश्न विचारले, तर तुम्ही अकारण असलेल्या तातडीनं भरलेल्या कामांपासून स्वतःला वाचवू शकता.
________________________________________
५. माझ्या अत्यंत महत्त्वाच्या प्राधान्यक्रमासाठी वेळ मी कसा वाचवू/सुरक्षित ठेवू शकतो?
आता, जर एखादं काम:
• करावंच लागणार आहे
• हाताने करावं लागणार आहे
• मलाच करावं लागणार आहे
• आत्ताच करावं लागणार आहे
...तर ते तुमचं ‘अत्यावश्यक प्राधान्यक्रम’ आहे.
आता काय?
ते काम करा. पूर्ण लक्ष देऊन.
तुमचं एकच काम आहे –
पुढचं सर्वात महत्त्वाचं पाऊल उचलणं. बाकी सर्व गोष्टी ‘विचलन’ आहेत.
________________________________________
प्राधान्यक्रम अनेक असू शकत नाहीत.
तुम्ही सध्या ज्या गोष्टीसाठी वेळ देत आहात – तीच तुमची खरी प्राधान्य गोष्ट आहे.
जर सध्या जे करत आहात, ते खरंच तुमचं प्राधान्य नसेल,
तर ते काम:
• काढून टाका (Eliminate)
• ऑटोमेट करा (Automate)
• सोपवा (Delegate)
• थोडं वेळासाठी बाजूला ठेवा (Park)
• किंवा लवकरात लवकर पूर्ण करा (Complete Fast)
...आणि झपाट्यानं त्या गोष्टीकडे वळा, जी खरंच महत्त्वाची आहे.
________________________________________
निष्कर्ष
जेव्हा एखादं काम न टाळता येणारं असतं, ऑटोमेट करता येत नाही, दुसऱ्यांकडून करून घेता येत नाही, आणि पुढे ढकलताही येत नाही — तेव्हा समजा की हे खरंच तुमचं "प्राथमिक" काम आहे. आणि अशा वेळी, वेळ न घालवता त्या कामाला सुरुवात करा, ते पूर्ण करा, आणि मग लगेच पुढचं महत्त्वाचं काम हातात घ्या.
ही पाच विचार करण्यासारखी पावलं (5 intelligent considerations) तुम्हाला स्पष्टपणे ठरवायला मदत करतात की पुढचा प्राधान्यक्रम काय असावा आणि कोणत्या कामावर वेळ खर्च करायचा नाही.
हे सांगायचं नाहीये की छोटंसं किंवा रोजचं काम पूर्णपणे दुर्लक्ष करावं. काही गोष्टी ज्या टाळता येणार नाहीत पण ऑटोमेट करता येतील, त्यासाठी सुरुवातीला थोडा वेळ आणि मेहनत लागेल. आणि काही कामं जी लगेच करायची गरज नाही, ती योग्य वेळी करायला वेळ ठेवा.
फोर्साइट आणि विचारपूर्वक नियोजन केल्यावरच वेळेचं नीट व्यवस्थापन करता येतं – हे लक्षात ठेवा.
पुढच्या धड्यात आपण याच विचाराने पुढे जात, दिवसाचं नियोजन (scheduling) कसं करायचं, हे शिकणार आहोत.
