वर्कप्लेस कोलॅबोरेशन आणि निगोशिएशन स्किल्स
मॉड्यूल १: सर्वोत्तम शक्य तडजोडीच्या करारापर्यंत पोहोचण्यासाठी सहा टप्प्यांची प्रक्रिया
०१. परस्पर सन्मानाचे वातावरण टिकवण्याचे महत्त्व
आपण ज्या प्रसंगाकडे पाहणार आहोत, त्यामध्ये दोन अधिकारी – संजना आणि दिनेश – यांच्या संघटनेच्या पुरवठादार व्यवस्थापनासाठी योग्य दृष्टिकोन काय असावा, याबाबत मतभेद आहेत. संजना अधिक लवचीक दृष्टिकोन ठेवते, तर दिनेश अधिक कडक भूमिकेचा पक्ष घेणारा वाटतो. दोघेही, तज्ज्ञांच्या म्हणण्यानुसार, सर्वोत्तम शक्य तडजोडीचा करार साध्य करण्याच्या प्रयत्नात आहेत. चला पाहूया त्यांची चर्चा कशी पुढे जाते.
संजना: हाय दिनेश, क्षमस्व, मी तुला आधी भेटू शकले नाही. मी खूपच व्यस्त होते. बरं झालं की आज आपण दोघं मोकळे आहोत.
दिनेश: "मीसुद्धा व्यस्त होतो, पण मी या बैठकीसाठी वेळ काढला. आपली डेडलाइन जवळ आली आहे आणि आपण अजून या प्रोजेक्टवर कामही सुरू केलेले नाही. मला वाटतं आपण आता वेळ वाया घालवणं थांबवून हे लवकरात लवकर पूर्ण करायला हवं."
संजना: "माझंही नेमकं तसंच मत आहे. तुला आठवतंय का, हे प्रोजेक्ट आपल्या वाट्याला कसं आलं? पुरवठा साखळी व्यवस्थापन टीम आणि मार्केटिंग टीममध्ये पुरवठादारांची निवड कशी करावी यावर मोठा वाद झाला होता. जर आपण..."
दिनेश: हो, आणि माझं विचारसरणी पुरवठा साखळी व्यवस्थापन टीमशी जुळतं. मला वाटतं आपण त्यांच्याच मतानुसार पुढे जावं.
संजना: मी तुझं मत मान्य करते. मला खात्री आहे की तुझ्या मतामागे पुरवठा साखळी व्यवस्थापन टीमचं समर्थन करण्याचं चांगलं कारण असणारच आहे.
तुम्ही पाहिलंच असेल की, दिनेशच्या थोड्याशा उद्धट आणि दबाव आणणाऱ्या वागणुकीच्या पार्श्वभूमीवरही, संजना स्वतःच्या आणि दिनेशच्या भावना सकारात्मकपणे हाताळत परस्पर सन्मानाचे वातावरण टिकवण्याचा प्रयत्न करते. अशा कठीण संवादांमध्ये हे वातावरण टिकवणं अत्यंत महत्त्वाचं असतं – विशेषतः जेव्हा आपण या संवादातून सकारात्मक निष्कर्ष मिळवण्याची आशा ठेवतो.
एकदा का परस्पर सन्मानाचा हा पाया तयार झाला, की सर्वोत्तम शक्य तडजोडीच्या करारापर्यंत पोहोचण्यासाठी सहा महत्त्वाचे टप्पे ओलांडावे लागतात. संजना हे टप्पे पार करत असताना आपण ते अधोरेखित करू.
०२. उद्दिष्टांवर सहमती: दोन्ही पक्षांसाठी अपेक्षित परिणाम निश्चित करणे
संजना: जसं मी म्हणत होते, आपल्याला हे काम देण्यात आलं कारण आपण या परिस्थितीबाबत तटस्थ आहोत. मला असं वाटतं की...
दिनेश: मला वाटतं की पुरवठा साखळी व्यवस्थापन टीमचं म्हणणं योग्य आहे. आणि, संघर्षांमध्ये तटस्थता नावाची गोष्ट नसते. मी iBlaze मध्ये अशा अनेक प्रसंगांचा भाग राहिलो आहे. लोक कसे एकमेकांना वाकवतात आणि दबावतंत्र वापरतात हे मी पाहिलंय. मी स्वतःही हे अनुभवलेलं आहे.
पण, मुद्दा तो नाही. मला जे म्हणायचं आहे ते म्हणजे मी पुरवठा साखळी टीमच्या मताशी सहमत आहे. तुझं या प्रकरणावर काय मत आहे, हे मला माहित नाही, पण मी त्यांचं म्हणणं मान्य करतो.
संजना: दिनेश, तू म्हणतोयस की आपल्या संस्थेत लोक एकमेकांवर दबाव टाकतात आणि त्यांना हवं ते मिळवतात – हे मी ऐकलं आणि समजलं. तुझे अनुभव खरे आहेत, आणि तू जे अनुभवतोयस, ते पूर्णपणे वैध आहे. मात्र, मला एक छोटं विनंती करायचीय, जी तू कृपया विचारात घेशील का? मी ती सांगू का?
इथे संजनाने एक महत्त्वाची गोष्ट केली. तिच्या शब्दांतून तिने संवादासाठी एक सुरक्षित आणि सन्मानजनक वातावरण निर्माण केलं. दिनेशला त्याच्या भावना व्यक्त करण्यासाठी जागा दिली आणि त्याला हे जाणवून दिलं की त्याला त्याचं मत आणि भावना व्यक्त करण्याचा पूर्ण हक्क आहे. हे वातावरण नसेल, तर तुमचा समोरचा माणूस शत्रुत्वाच्या भूमिकेत जातो आणि परिणामी, तार्किक विचार व वस्तुनिष्ठ कृती अडचणीत येते. म्हणून संवादासाठी सुरक्षित, सन्मानपूर्वक वातावरण निर्माण करणे हे पहिलं महत्त्वाचं टप्पा ठरतो.
पाहूया, पुढे काय होतं…
दिनेश: ठीक आहे... काय आहे तुझं म्हणणं?
संजना: आपण दोघं आधी या गोष्टीवर सहमती करूया – आपल्या वरिष्ठांनी आपल्याला एकत्र येऊन iBlaze साठी सर्वोत्तम पुरवठादार निवड प्रक्रिया व निकष तयार करण्याचं काम दिलं आहे.
दिनेश: हो, ते तर स्पष्ट आहेच, नाही का? आपण इथे आहोत ते यासाठीच.
संजना: अगदी बरोबर. आणि आपण दोघं जे काम करत आहोत त्यावर एकमत असल्यामुळे, मला समजून घ्यायचं आहे की तुझ्या मते ही प्रक्रिया आणि निकष कसे असावेत.
इथे आपण आणखी एक महत्त्वाचा टप्पा पार केला. संजनाने मुद्दाम थांबून उद्दिष्टांवर एकमत साधलं आणि मोठा चित्र स्पष्ट केलं. अशा कठीण संवादांमध्ये, प्रत्येक पक्ष काय परिणाम अपेक्षित करत आहे – विशेषतः व्यवसायिक प्रभावाच्या दृष्टीने – हे स्पष्ट करणं अत्यावश्यक असतं.
०३. दोन्ही पक्षांच्या हितसंबंधांची स्पष्टता आणि मान्यता
सर्वजण मिळून कोणत्या संस्थात्मक उद्दिष्टाकडे वाटचाल करत आहेत?
पुढे पाहूया...
दिनेश (गंभीर चेहरा; हात आणि पाय घालून बसलेला): "माझं मत अगदी स्पष्ट आहे. प्रत्येक प्रोजेक्टसाठी किमान चार पुरवठादारांकडून कोटेशन घ्यायला हवं (चार बोटं दाखवत), ती नीट तुलना करावी आणि सर्व ड्युए डिलिजन्स पूर्ण केल्यावरच पुरवठादार फायनल करावेत. जे पुरवठादार आपले नियम मान्य करत नाहीत, त्यांना अजिबात विचारात न घेता बाद करावं. आपण कायम जिंकणाऱ्या बाजूला असायला हवं. शेवटी आपणच त्यांना पैसे देतो, नाही का?"
संजना: "मला जाणून घ्यायचं आहे की तुला ही प्रक्रिया अशा प्रकारे का हवी आहे? उदाहरणार्थ, तुला प्रत्येक प्रोजेक्टसाठी पुरवठादारांचे मूल्यमापन का करायचं आहे?"
संजना: "ठीक आहे, म्हणजे तुला हवं आहे की पुरवठादार आपल्याला गृहित धरू नयेत, आणि काम वेळेत व्हावं. बरोबर?"
दिनेश: "बरोबर. माझ्या मते, त्यांना जास्त मोकळीक देणं म्हणजे आपल्याचसाठी अडचण उभं करणं. iBlaze ला त्याच्या पुरवठादारांकडून सर्वोत्तम करार मिळावा, आणि ते त्यांच्या वचनांनुसार सेवा देतील, हे पाहणं आपली जबाबदारी आहे. आपण पुरवठादारांना खूश ठेवण्यासाठी इथे नाही आहोत."
संजना: "माझं तुझं मत समजलं – मीही अशा समस्या पूर्वी अनुभवल्या आहेत. पण माझी पद्धत थोडी वेगळी आहे. माझं उद्दिष्ट आहे की दर्जा आणि संस्थेच्या प्रतिष्ठेवर तडजोड न करता, चांगल्या पुरवठादारांकडून वेळेत काम करून घेणं. आणि हे साध्य करायचं असेल, तर पुरवठादारांशी चांगले संबंध ठेवणं खूप गरजेचं आहे."
दिनेश: "संजना, मी स्वतः पाहिलंय की हे पुरवठादार पैसा मिळवण्यासाठी किती खालच्या स्तरावर जाऊ शकतात. त्यांना सन्मान देणं आणि प्रेमानं बोलणं म्हणजे वेळ वाया घालवणं आहे."
संजना: "मला समजतंय की तुला काही वाईट अनुभव आले आहेत आणि त्यामुळे तू आता पुरवठादारांवर विश्वास ठेवायला तयार नाहीस. पण असं समजणं की ते सगळेच बेईमान असतात, हे थोडं अती होतं, असं तुला वाटत नाही का? आपण जर त्यांच्याशी सन्मानाने वागलो नाही, तर भविष्यात ते आपल्यासोबत काम करण्यास नकारही देऊ शकतात."
इथे संजनाने पुढचा टप्पा पार केला आहे – म्हणजे दोघांच्याही हितसंबंधांची स्पष्टता मांडली आहे. तिने तिची भूमिका स्पष्टपणे मांडली, आणि का ते विचारधारात्मकदृष्ट्या योग्य वाटतं हेही सांगितलं. तसंच, दिनेशच्या दृष्टिकोनामागचं कारण समजून घेण्याचाही प्रयत्न केला. हाच पुढचा महत्त्वाचा टप्पा ठरतो.
०४. योग्य दृष्टीकोन स्वीकारणे
चला, पाहूया ही चर्चा पुढे कशी सुरु राहते…
संजना: “मागच्या मुद्द्यावर परत येऊ या – मला असं वाटतं की आपल्याला पुरवठादारांचं मूल्यांकन आणि अंतिम निवड अर्धवार्षिक आधारावर करायला हवी. आपल्या मूल्यमापनाच्या आधारावर, आपण काही विद्यमान पुरवठादार कायम ठेवू शकतो किंवा काही नवीन जोडू शकतो. तुला काय वाटतं?”
दिनेश: “माझं असं वाटतं की तू माझं ऐकलेलंच नाहीस, किंवा तुला पुरवठादारांशी गोड बोलण्यामागे काही वेगळाच हेतू आहे का? आपण जर संस्थेच्या फायद्यासाठी विचार करत असू, तर माझीच प्रक्रिया अनुसरली पाहिजे. मला वाटतं ही एकमेव पद्धत आहे जी आपल्याला हवं ते मिळवून देईल. हेच माझं मत आहे या प्रकरणावर.”
संजना: “दिनेश, मी म्हणते की जर माझ्या बोलण्यामुळे तुला असं वाटलं असेल की मी तुझं मत फेटाळलं, तर मला खरोखरच दिलगीर वाटतं. कदाचित मी ते चुकीच्या प्रकारे मांडलं. मला समजतंय की तुझं मत हे तुझ्या पूर्वीच्या अनुभवांवर आधारित आहे आणि म्हणूनच तुला ते मत योग्य वाटतं – अगदी त्याचप्रमाणे, माझंही एक मत आणि भूमिका आहे.
पण जर आपण दोघंही आपापल्या भूमिकांवर ठाम राहिलो आणि एकत्रित उपाय शोधण्याचा प्रयत्नच केला नाही, तर त्यातून काहीच साध्य होणार नाही. म्हणूनच, मला हे मान्य आहे की मला ‘पुरवठादारांचं मूल्यांकन दर सहा महिन्यांनीच करावं’ या मतावर अंधपणे ठाम राहायला नको. कदाचित आपल्याला हे लक्षात ठेवायला हवं की आपलं अंतिम उद्दिष्ट काय आहे – ते म्हणजे iBlaze या संस्थेला पुरवठादारांकडून सर्वोत्तम करार मिळवून देणं. आणि मी एवढंच म्हणते आहे की, शेवटी आपल्याला दोघांनाही समाधान मिळालं पाहिजे. आपण दोघांचेही मुद्दे लक्षात घेतले गेले पाहिजेत, एवढीच माझी विनंती आहे.”
इथे आपण पाहू शकतो की दिनेश अजूनही आक्रमक पवित्र्यात आहे – आणि तो संजनावर आरोपही करतो की तिचा काही गुप्त हेतू आहे. पण संजना परस्पर सन्मानाचे वातावरण कायम ठेवते आणि एक अत्यंत महत्त्वाची गोष्ट स्पष्ट करते – की ते दोघंही एका बाजूने आहेत.
हा टप्पा हे सुचवतो की, अशा कठीण संवादात ‘तू आणि मी विरुद्ध समस्या’ असा दृष्टीकोन स्वीकारावा, ‘तू विरुद्ध मी’ असा नव्हे. अशा दृष्टीकोनामुळे सर्व संबंधित पक्षांसाठी समता निर्माण होते.
०५. वस्तुनिष्ठ निकष निश्चित करणे
आता आपण पुढच्या टप्प्याकडे जाऊया...
दिनेश: “हम्म... ठीक आहे. तुला माहीतच आहे, मला एकच गोष्ट सतत चिंतेत टाकते – म्हणजे पुरवठादारांशी खूप मैत्रीपूर्ण आणि शिथिल वागणं म्हणजे त्यांना आपण सहज फसवता येतो असं वाटायला लागेल. उदाहरणार्थ, काही पुरवठादार कोटेशन देताना अनेक फायदे नमूद करतात आणि त्यासाठी खूप जास्त किंमत सांगतात, पण प्रत्यक्षात त्यांनी जे वचन दिलं असतं त्यातलं निम्मंच काम करतात. आपण त्यांचं काम लक्षात न घेतल्यास अशा गोष्टी दुर्लक्षित होऊ शकतात. अशा परिस्थितीत तुझं काय म्हणणं आहे?”
संजना: “मी तुझ्या बोलण्याशी पूर्णपणे सहमत आहे. आपल्याला हे नक्कीच पाहिजे की पुरवठादारांनी जे वचन दिलं आहे ते पूर्णपणे पार पाडावं. माझ्या मते आपण कठोर निकष आणि अंतिम मुदती ठरवून त्यानुसार पुरवठादारांची कामगिरी मोजू शकतो. शिवाय, जर त्यांनी वचन पाळलं नाही, तर दंडाची तरतूद सुद्धा ठेवता येईल.”
दिनेश: “हम्म... बरे वाटतंय. असं केल्याने जे वचन दिलं गेलंय त्यावर त्यांनी काम न केल्यास उपाय करता येईल. माझ्यासाठी पुरवठादार निवडीचे सर्वात महत्त्वाचे निकष म्हणजे: किंमत, काम हाताळण्याची क्षमता, वेळेत काम पूर्ण करण्याची बांधिलकी, आणि दर्जा व वितरणात सातत्य.”
संजना: “अरे अरे, थांब थोडं. मी ते लिहून घेते.” (ती व्हाईटबोर्डजवळ जाते आणि त्याचे मुद्दे एकामागून एक लिहू लागते). “तू म्हणालास: किंमत, वेळेची बांधिलकी…”
दिनेश: “…काम हाताळण्याची क्षमता आणि दर्जा व वितरणात सातत्य.”
संजना: “तुझे मुद्दे योग्य आहेत. आता हे माझे मुद्दे –”
कॅमेरा दाखवतो की संजना लिहित आहे आणि बोलत आहे. ती खालील मुद्दे लिहते:
• सिद्ध अनुभव असलेले सक्षम पुरवठादार
• सातत्यपूर्ण दर्जा (चुकीविना वितरण)
• वेळेत वितरण
• सर्वोत्तम शक्य किंमत
• पुरवठादाराचा पसंतीचा संवाद माध्यम
ती लिहून पूर्ण करते आणि मागे सरकते.
संजना: “चला, आता पाहूया – आपल्याला कोणत्या गोष्टी हव्या आहेत आणि त्यात साम्य काय आहे.”
या टप्प्यावर संजनाने कोणत्याही कल्पना किंवा उपाययोजना योग्य आहेत की नाहीत हे ठरवण्यासाठी वस्तुनिष्ठ निकष ठरवले. हेच निकष एक प्रकारचा गाळणीचे काम करतात – ज्या कल्पना या निकषांतून पास होतात त्या स्वीकारल्या जातात, अन्यथा त्यांना नकार दिला जातो.
०६. सर्वोत्तम शक्य तडजोडीच्या करारापर्यंत कसा पोहोचायचा
दिनेश: “मनापासून सांगतो, आपली दोघांची विचारसरणी पुरवठादार कसे निवडायचे यावर खूपशी सारखीच आहे.” (तो आपले मुद्दे संजनाच्या मुद्द्यांशी जोडणाऱ्या रेषा काढतो). “फक्त एकच मुद्दा तुझा वेगळा आहे – ‘पुरवठादाराच्या पसंतीचा संवाद माध्यम’. याचा अर्थ काय?”
संजना: “माझ्याकडे एक पुरवठादार होता, जो क्वचितच आपले ईमेल तपासत असे. त्याला प्रत्येक गोष्टीसाठी प्रत्यक्ष भेटीच हव्या असायच्या. आपल्या कामात दिवसभर बैठका घेण्यास कोणाला वेळ आहे?”
दिनेश: “हम्म... बरोबर आहेस. आपल्या कामात संवाद खूप महत्त्वाचा आहे. आपण पुरवठादारांकडून विचारू शकतो की ते आपल्याशी कसे संपर्क साधतील. त्यांचा संवादाचा पद्धत आणि माध्यम आपल्याशी जुळले पाहिजे. ठीक आहे, चला तर मग आपण आता हे प्रत्येक निकष एकेक करून पाहूया. आधी आपण त्यांचा ट्रॅक रेकॉर्ड कसा तपासायचा ते पाहूया.”
दोघे पुन्हा टेबलाकडे परत जातात. त्यानंतर त्यांच्यात चर्चा होते आणि ते मुद्द्यांवर सहमती दर्शवतात. संजना नोंदी घेत असते. संवाद नाही, फक्त दृश्ये दाखवली जातात.
दिनेश: “एक शेवटचा मुद्दा उरला आहे – पुरवठादार मूल्यमापनाची वारंवारता. मला वाटतं की प्रत्येक प्रोजेक्टसाठी हे करायला हवं. अन्यथा सध्याचे पुरवठादार गाफील होतील.”
संजना: “तुझं म्हणणं आहे की प्रत्येक नवीन प्रोजेक्टसाठी पुरवठादारांचं मूल्यमापन करायला हवं. हम्म... दिनेश, मला खरंच आश्चर्य वाटतं की आपल्याकडे प्रत्येक प्रोजेक्टसाठी नवीन पुरवठादार शोधण्यासाठी आणि त्यांचं मूल्यमापन करण्यासाठी वेळ असेल का? आपण सुरुवातीला तिमाही आधारावर हे करूया का?”
दिनेश: “हम्म... आपण तसं करून पाहूया. पण जर ते काम केलं नाही, तर आपल्याला मासिक आधारावर हे करावं लागेल.”
संजना: “ठीक आहे. आता हे ठरल्यावर, आपण एकदा पाहूया का, आपल्या योजनेमुळे iBlaze ला त्याच्या पुरवठादारांकडून सर्वोत्तम सौदे मिळू शकतील का आणि एकाच वेळी, आपण दोघांनी नमूद केलेल्या चिंता या योजनेत समाविष्ट आहेत का?”
दिनेश: “नक्की. उत्तम ट्रॅक रेकॉर्ड असलेल्या पुरवठादारांचा शोध – पूर्ण. सातत्यपूर्ण गुणवत्ता – पूर्ण. वेळेत वितरण – पूर्ण. सर्वोत्तम शक्य किमतीत सेवा – पूर्ण. तंत्रज्ञान स्नेही पुरवठादार – पूर्ण. आणि आपण ठरवलं की तिमाही मूल्यमापन करू आणि ते जर कार्यक्षम नसेल, तर प्रोजेक्टनुसार मूल्यमापन करू. वाटतं सगळं व्यवस्थित आहे!”
आपण अंतिम टप्प्यावर पोहोचलो आहोत, तो म्हणजे – दोघांच्या अपेक्षा आणि हित जोपासणे. संजनाने ही चर्चा अशा टप्प्यावर नेली जिथे दोघेही आपापल्या अपेक्षा स्पष्टपणे मांडू शकले आणि त्या पूर्ण करण्यासाठी एकत्रितपणे प्रयत्न करू शकले.
संजना: “वाटतं, आपली तयारी पूर्ण झाली!”
“आता आपल्याला काय हवं आहे ते ठरलंच आहे, तर आपण दस्तऐवजीकरणाची जबाबदारी वाटून घेऊया का?”
दिनेश: “नक्कीच, का नाही?”
सारांश:
ही विशेषतः कठीण वाटणारी चर्चा सुसंवादी मार्गाने संपली कारण संजनाने ती चर्चा सहा महत्त्वाच्या टप्प्यांतून कुशलतेने मार्गक्रमण करत सर्वोत्तम शक्य तडजोडीच्या करारापर्यंत नेली. संजनाला किंवा दिनेशला संपूर्णपणे हवं होतं तसं निर्णय मिळाला नाही, पण त्यांनी असा निर्णय घेतला जो दोघांनाही मान्य होता आणि कार्यक्षमही ठरला.
